在留資格認定証明書（COE）申請完全ガイド：企業が知っておくべき手順と準備事項

外国人を日本で雇用する際に必ず直面するのが、在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）の取得です。これは外国人が日本に入国・在留する目的を証明する重要な書類であり、COEを取得してから在外日本大使館・領事館でビザ申請を行う流れが一般的です。

この記事では、企業側が行うべきCOE申請の流れ、準備事項、不許可を避けるための注意点を具体的に解説します。

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1. COEが必要となる在留資格とは？

在留資格認定証明書は、外国人が日本に上陸する前に必要となる書類で、特に以下の在留資格で用いられます。

• 技術・人文知識・国際業務
  
• 技能（調理師、建設など特定技能人材を含む）
  
• 経営・管理
  
• 家族滞在
  
• 留学 など
  

短期滞在や一部の在留資格では不要な場合もあります。

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2. COE申請の基本手順

申請は通常、日本にある受入機関（企業）が代理で行います。

1. 必要書類の準備
   
   • 雇用契約書
     
   • 会社の登記簿謄本・決算書類
     
   • 外国人の学歴・職歴証明書
     
   • 事業内容を説明する資料（パンフレット等）
     
2. 地方出入国在留管理局への申請
   
   • 企業の所在地を管轄する入管に提出します。
     
3. 審査（1〜3ヶ月が目安）
   
   • 繁忙期（年度末や春先）は4ヶ月以上かかることもあります。
     
4. COE交付
   
   • 許可されると企業に交付されます。
     
5. 外国人へ送付・ビザ申請
   
   • 外国人本人が現地の日本大使館・領事館にCOEを提出して査証申請を行います。
     

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3. 申請の具体例

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4. 企業側が準備すべきこと

• 書類の正確性：不備があると審査が遅延・不許可となる可能性大
  
• 雇用理由の明確化：なぜその外国人が必要なのかを具体的に説明
  
• 経営基盤の証明：決算書や就業規則、社会保険加入状況などで事業の安定性を示すことが求められます
  

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5. 不許可になりやすいケース

• 会社の財務状況が不安定（赤字続きなど）
  
• 外国人の経歴と仕事内容が合致していない
  
• 必要書類の不足や虚偽記載
  
• 雇用契約内容が不透明、労働条件が日本の基準を満たしていない
  

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6. 企業側のみで申請は可能か？

可能です。人事・総務部門に知識があれば自社で申請可能ですが、実務的には行政書士へ依頼する企業が大多数です。

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7. 申請方法の選択肢

• 自社で申請：大企業など専門部署がある場合
  
• 行政書士に依頼：最も一般的。書類作成や入管対応を代行し、許可率向上や負担軽減に有効
  
• 弁護士・コンサル依頼：外国人雇用全般の法的アドバイスや契約書作成まで相談可能
  ※弁護士の方が在留資格の申請を代行しているケースは少ないです。
  

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8. 行政書士に依頼するメリット

• 書類不備や不許可リスクを大幅に軽減
  
• 審査官に伝わりやすい申請理由の整理
  
• 企業全体の外国人雇用体制構築のアドバイスも可能
  

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まとめ

在留資格認定証明書（COE）の申請は、外国人材を迎えるための第一関門です。企業にとっては、書類準備や審査対応に相当な負担がかかりますが、行政書士に依頼することでスムーズかつ確実に手続きを進めることができます。

外国人雇用を成功させるためには、早めの準備・正確な書類・専門家のサポートが不可欠です。

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