【2026年最新版】在留資格認定証明書（COE）申請｜企業担当者が絶対に押さえるべき実務と不許可対策

外国人を採用する企業にとって、在留資格認定証明書（COE）の申請は避けて通れません。
※この申請は「書類の作り方次第で許可・不許可が分かれる」ため、最初の設計が非常に重要です。

しかし実務では、

• 何を準備すればいいのか分からない
• 不許可になる基準が分からない
• どの書類を用意すればいいのか分からない
• 企業側がどこまで対応すべきか不明
• 不許可になったらどうしよう

という声が非常に多いのが現実です。

この記事では、企業担当者が失敗しないためのCOE申請の実務を、元警察官・行政書士の視点で解説します。
この記事を読めば、「何をすれば通るのか」「どこで落ちるのか」が分かる状態になります。

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在留資格認定証明書（COE）とは

在留資格認定証明書（COE）とは、
外国人が日本に入国する前に、その活動内容が適法かどうかを審査するための証明書です。
※実務上は「ここで落ちるかどうか」で、その後のビザ取得がほぼ決まります。

主に以下のケースで必要になります。

• 海外から外国人を採用する場合
• 日本で働くための在留資格を取得する場合

👉ポイント
COEは「ビザそのもの」ではなく、ビザ取得の前提となる審査書類です。

内定を出してから考える、準備するという企業も多いと思いますが、採用段階から準備している企業は手続きもスムーズに言っている企業が多いです。

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COE申請の流れ【企業担当者向け】

• 内定を通知（内定通知書を送付）
• 雇用契約の締結
• 必要書類の収集
• 出入国在留管理局へ申請
• 審査（約1〜3ヶ月）
• COE交付 → 本人へ送付 → ビザ申請

👉重要
書類の完成度で結果がほぼ決まります。

当事務所では、いつまでにどの書類を準備すればよいのか、必要書類一覧など、採用担当者に分かりやすくご説明いたします。

また、現地の採用者（中国、台湾）の方と直接連絡が取れるのも当事務所の強みです。
是非ご相談ください。

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COE申請に必要な書類（企業側）

企業側が準備する主な書類は以下の通りです。

• 登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
• 決算書（直近年度）
  → 赤字の場合は不許可リスクが上がるため要注意
  → 赤字が続いている場合は説明資料が必要
• 雇用契約書
  → 業務内容が曖昧だとほぼ確実に疑われます
  →給与の支払い額、支払い方法について曖昧だと疑われます
• 会社案内（パンフレット等）
• 事業内容説明書
  → 内容が曖昧だと「実態なし」と判断される可能性あり

なぜこれらが必要なのか？

入管は以下を見ています。

• 実在する会社か
• 安定した経営基盤があるか
• 外国人を雇う合理性があるか

👉結論
「会社の信用力」を証明するための書類です。

これに加えて、なぜその人を雇うのか、事業にどのくらい必要なのかについて説明できるとベストです。

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本人側の必要書類

外国人本人が準備する書類です。

• 卒業証明書
• 成績証明書
• 履歴書
• パスポートコピー

👉ポイント
学歴と業務内容の一致が非常に重要です。

大学卒なのか、大学専門卒なのか、履修した内容と実際に働く業務内容が一致しているかなど、詳細にチェックされます。
これらの書類は、証明期限がないものがほとんどですので、早めに準備して、業務内容と照らし合わせることが大切です。

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審査で見られる3つのポイント（実務）

元警察官として現場を見てきた経験から言えるのは、
入管は次の3点を重点的に見ています。

① 業務内容と学歴の整合性

→ 例：経営学部卒 × 営業職 → OK
→ 例：文学部卒 × ITエンジニア → NGリスク高
→例：理工学部×不動産営業→NGリスク高
→例：大学専門卒×ITエンジニア→専門性を厳しくチェック

② 会社の実態

→ ペーパーカンパニーは即アウト
→ 売上・事業内容が重要
→日本にとって有益な企業であるということが重要

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③ 雇用の必要性

→ 「なぜ日本人ではなく外国人なのか」
→　「なぜその業務内容に採用する人が必要なのか」

実務上は「説明できるかどうか」で判断されるケースが多いです。

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不許可になる典型例

実務上よくある不許可パターンです。

• 業務内容が曖昧
  例：営業、IT、保守管理、会計事務
  「通訳」と書いているのに実態は営業や受付→ 不一致で不許可リスク
• 書類間の整合性が取れていない
  例：履歴書（経歴書）に空白の期間がる、卒業証明書と成績証明書の学校名が違う
• 学歴と職務内容が一致しない
  例：工学部卒→不動産の営業
• 会社の実態が弱い
  例：個人の会社なのか、法人なのかが区別がつかない

👉結論
不許可の原因はほぼ“書類設計ミス”です。

実際に多いのが、
「エンジニアとして採用」としながら、実際は営業や雑務中心だったケースです。このような場合、業務内容の不一致として不許可になる可能性があります。

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COE申請の期間

• 通常：1〜3ヶ月
• 繁忙期：それ以上かかる場合あり

👉理由
審査は書類ベースで慎重に行われるため

特に３，４月の就職にむけての申請は込み合います。出入国在留管理庁から例年１２月頃（申請の４か月前）くらいから申請をしてもいいですよという通知が来ることが多いです。

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COE申請前チェックリスト（企業担当者向け）

• 業務内容は具体的に説明できるか
• 学歴と職務内容は一致しているか
• 会社の事業内容に整合性があるか
• 雇用理由を説明できるか

→ 1つでも曖昧なら、不許可リスクあり

行政書士に依頼すべきケース

本記事は「外国人を初めて採用する企業担当者向け」に解説しています。
以下に当てはまる場合は専門家への依頼を検討すべきです。

• 初めて外国人を採用する
• 不許可リスクがある
• 書類作成に時間を割けない

👉特に重要
最初の1件は失敗すると信用に影響します。

なんとかなるだろう、書類を提出すればいいだけでしょ？、ビザが出なくても次の人を雇えばいいから
と考えている採用担当者の方がいると失敗している例が多いです。

事前にチェック、確認しておけば、行政書士に依頼しなくても済む場合も確かにあります。
しかし、それは知識があったり、事前に入念な確認、スケジュール管理が大切です。

当事務所では、事前評価計画サービスを行っております。
事前に、申請リスク、必要書類、スケジュール、計画などをコンサルティングさせていただきます。

事務所に来所いただくことなく、完全オンラインの中国語でのサービスも可能です。

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まとめ

在留資格認定証明書（COE）申請は、
単なる手続きではなく「審査」です。

• 書類の整合性
• 業務内容の合理性
• 会社の実態
• 企業側の説明責任が重要
• 事前設計がすべて

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よくある質問（FAQ）

COE申請は企業が必ず行う必要がありますか？

原則として、日本側の受入機関（企業等）が申請します。本人単独での申請は現実的ではありません。
当事務所では、個人様からご依頼をいただくこともございますが、基本的には企業様のご協力が不可欠です。

COE申請はどれくらい時間がかかりますか？

通常は1〜3ヶ月程度ですが、繁忙期や内容によってはそれ以上かかることもあります。

不許可になることはありますか？

あります。特に「業務内容と学歴の不一致」「会社の実態不足」「書類の整合性ミス」が主な原因です。

一度不許可になったら再申請できますか？

可能ですが、同じ内容では再度不許可になる可能性が高いため、「なぜ不許可になったのか」原因分析と修正が必要です。

行政書士に依頼するメリットは何ですか？

書類の整合性を確保し、不許可リスクを下げることができます。特に初めての申請では有効です。

【無料相談受付中】

外国人採用やCOE申請でお困りの方は、
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元警察官・行政書士として、
リスクを踏まえた現実的なアドバイスを提供します。

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